Я уточню, откуда взялся вопрос. При оформлении субсидии необходимо подать декларацию о имуществе и доходах всех зарегистрированных и фактически проживающих в квартире. В случае, если к-то-то из зарегистрированных не проживает, нужно подать документ о месте нахождения такого лица (долговременная командировка, служба в армии, нахождения в местах лишения свободы и т.п.).
Очевидно, работники собеса потребовали документ о местонахождении одного из прописанных, но не факт, что подтверждение о постоянном проживании за границей удовлетворит требованиям в смысле предоставления субсидий на оплату ЖКХ.
Что касается ВНЖ, то, скорее всего, дело обстоит так, как вы написали, и его вряд ли примут во внимание.